L’art de communiquer en copropriété : Trucs et astuces pour une communication réussie

Pour la grande majorité des administrateurs et gestionnaires de copropriétés, le besoin de communiquer sur une base régulière avec les membres de leur syndicat relève d’une nécessité et d’une obligation de premier plan dans l’exécution de leurs fonctions.

On ne saurait imaginer une vie en copropriété saine et harmonieuse sans un échange d’information réussie entre l’administration, ou le gestionnaire, et les membres du syndicat.

Assemblées de copropriétaires, mémos, avis, babillards, communiqués, lettres, courriels, infolettres, intranets, nuages virtuels, sites internet et plus encore, les moyens de communication modernes et traditionnels ne manquent pas pour informer et tenir au courant les copropriétaires des affaires courantes de leur copropriété.

S’adapter à ses membres

L’une des clés du succès d’une communication efficace relève de la capacité du communicateur à s’adapter à sa clientèle cible. Cette prémisse est valide tant au niveau du contenant, soit la forme de la communication, que du contenu, soit la matière transmise via cette communication.

Prenons l’exemple d’une copropriété dont la plupart des membres seraient issus d’une clientèle vieillissante. La grosseur des caractères, en ce qui concerne les communications écrites, aurait tout intérêt à être suffisamment grosse pour en faciliter aisément la lecture. De plus, lors des assemblées, la présence d’un microphone et amplificateur sonore permettra à ces mêmes copropriétaires de mieux suivre les débats et explications données séance tenante.

À l’inverse, une copropriété composée de condominiums appartenant à une grande majorité de propriétaires non résidents, et dont la plupart des unités sont mises en location ou constituent un pied-à-terre occasionnel, bénéficiera d’une communication informatique, telle un intranet ou un babillard électronique, permettant aux copropriétaires d’accéder à distance aux informations de leur syndicat.

Au sein de cette même copropriété, l’accent sur l’importance de transmettre une procuration en cas d’absence dans les avis de convocation d’assemblée peut également constituer un gage de succès dans les communications internes considérant le plus faible sentiment d’appartenance et de participation qui caractérise parfois les propriétaires appartenant à cette clientèle spécifique.

Tel qu’un caméléon, adaptez-vous à votre environnement et colorez vos communications en conséquence!

Choisir la bonne fréquence et le moment opportun

Tous les administrateurs et gestionnaires devraient garder en tête l’adage qui stipule que trop d’information tue l’information. Cela est vrai tant en ce qui concerne la fréquence des communications que la quantité d’information contenue dans celles-ci.

Les informations présentes dans une transmission aux copropriétaires devraient, en principe, relever d’un caractère essentiel à la bonne gestion des affaires courantes de la copropriété : calendrier et échéancier de travaux, rappels des règlements de l’immeuble, suivi des différents projets en cours, etc.

En effet, un communiqué trop chargé ou faisant état d’informations qui ne sont pas pertinentes aux membres du syndicat, parfois transmises sous le prétexte d’une transparence exemplaire, diminuera l’attention du lecteur et en affectera assurément son intérêt à moyen ou long terme.

Les copropriétaires qui reçoivent des avis et communiqués plusieurs fois par semaine de la part de leur administration risquent ainsi de se lasser d’en effectuer la lecture, ce qui aura un effet contraire au but initial qui est de les informer. Mieux valent quatre transmissions d’informations réussies que douze échouées!

Le moment choisit pour transmettre une information aux copropriétaires est également important : On ne pourrait être bien avisés d’informer les copropriétaires du début des travaux dans leur unité privative avec un délai déraisonnable, soit par exemple à moins de vingt-quatre heures d’avis. Inversement, un avis qui serait envoyé aux copropriétaires trop longtemps à l’avance, sans prévoir un mémo de rappel quelques jours avant le début des travaux, risque d’être rapidement mis au rancart et oublié.

Un art en continuel changement

Heureusement, malgré les difficultés que peuvent rencontrer les administrateurs et gestionnaires dans la mise en place d’une communication efficace en copropriété, la communication est un art qui se développe, qui s’apprend et qui s’adapte au style et au besoin de tout un chacun.

Il n’existe pas de recette miracle permettant une communication réussie à coup sûr, mais l’adaptation du contenu et du format à sa clientèle, la synthèse concise des propos véhiculés et un dosage équilibré dans la fréquence des transmissions permettent grandement d’améliorer ses chances de réussites.

Bonnes communications!